在應對全球大流行病所??的挑戰時，學術會議組織者不得不以前所未有的速度採用新的工具和格式。隨著疫情的影響逐漸消退，學術團體有機會利用他們所學到的經驗，為他們的活動設計一個令人振奮的新未來。在規劃時，必須深入瞭解他們的團體並從活動中獲得的價值，是非常重要的。
應運而生的創新
只要學術團體存在，他們的活動提供學術界真正的社交網絡；一個與??同道聯繫、討論想法並分享工作成果的地方。會議一直是學術界的核心，滿足其他任何地方無法比擬的需求。然而，在最近的大部分歷史中，學術會議是一直被低估的部分，未能獲得足夠的關注和投資。
學術期刊經常被批評過度依賴過時的流程和抵制變革，但實際上學術期刊出版的每個環節在過去 20 年中都發生巨大變化。無處不在的線上同儕審查系統、後設資料及授權資訊、標準化 XML 格式、DOI、ORCID、剽竊檢測工具、A&I 資料庫等機制已經改變學術期刊的製作和傳播，並提供給全球的作者、編輯、審稿人和讀者。
與學術期刊在過去 20 年中的改變形成鮮明對比的是學術會議，多數學術會議持續以短暫的形式存在，每年中的其中幾天將與會者限制在在同一個空間裡。即使會議論文發表在正式的會議論文輯中，會議期間進行的報告和互動討論很少被記錄為學術記錄的一部分，或提供給可從中受益的研究人員。此外，國際旅行所面臨的財務、政治和後勤障礙，使得許多研究人員無法參加與其研究領域最相關的會議。
從2020年開始，由於全球大流行病所帶來的重大挑戰，一切開始改變。學術活動主辦者被推入巨變。在疫情早期，活動主辦者匆忙的使用任何可以找到的工具，將現場活動轉換為虛擬方式。疫情開始消退後，人們自然希望回到面對面互動的傳統會議方式。然而，學術會議主辦者以及他們所服務的社群越來越認識到單純面對面會議方式所固有的成本和限制。
實體與虛擬活動優缺點的討論通常被提出，因為傳統的會議形式突然被顛覆。然而，實體和虛擬形式各自有獨特的貢獻，可以在學術活動的未來中發揮重要作用。現在的挑戰是找到最佳方式，將經常發生在現場活動中的偶然性和真實人際關係與線上平台可以提供的傳播結合在一起。
氣候緊急情況
對於許多人來說，從疫情中走出來並重返實體活動的喜悅，已被越來越多地意識到我們正面臨氣候緊急狀況所減弱。雖然疫情比較短暫，但為了減緩氣候災難所需的糾正措施將是深遠的，特別是對於會展活動產業。
除非能找到飛機的替代品，否則將成千上萬的人飛行到世界各地的會議中心參加大型年度會議的做法將不受歷史的好評。學術活動的可持續未來可能意味著轉向更小型和地區性的現場活動，並透過線上工具將連在一起，可以在不造成長途空運的環境影響的情況下實現。
新型態的具體形式可能因不同的學科和地理位置而有差異。然而，越來越清楚的是，對於任何擁有大量地理分佈會員的學術團體來說，將人們聚集在單一地點的大型年度會議已不再可持續。
Hybrid to the Rescue?混合救援？
目前的討論經常比較實體和虛擬會議的優點，對許多人來說，混合活動似乎是提供兩全其美的解決方案。然而，在實際應用中，沒有一個明確的混合會議定義，也沒有明確的計劃可以讓學術團體採取適合其特定需求和可用資源的混合策略。
人們常認為運營混合活動的唯一方法是實時直播整個會議，並在整個活動期間無縫地連接線上和現場觀眾。雖然實際直播整個會議有其優點，但所需的成本和人員要求對許多學術會議來說可能是不可承受的。幸運的是，出現了一系列混合形式，採用了現場和預先錄製演講、同步和非同步的討論，以及更加注重網路和討論的小型現場聚會，以降低成本，最大化所有參與者的價值。
以Ex Ordo為例，在疫情早期如何使用創新的新形式，當時我們的客戶想嘗試虛擬會議格式，將參與者之間的討論質量置於一切之上。他們決定使用預先錄製的演講來實驗“翻轉會議”模型。與會者在早上登錄系統，先看預錄的演講，然後在下午回來參加現場問答。
一開始擔心沒人會參加下午的討論，但實際上相反，互動的環節熱烈而引人入勝，所有的討論都超時進行。主持人尋找問題時的尷尬場面消失了，觀眾有機會先消化所呈現的內容，準備問題，然後與演講者進行有意義的交談。這些討論促進了在會議之外進行真正的網路互動，使人們可以基於內容和思想建立聯繫，而不是簡單的線上個人檔案、關鍵字和頭像。
現在，學術團體比以往任何時候都更有能力根據其社區的特定需求和可用資源設計創新的新型活動格式。然而，這不代表會議舉辦方目前處於一個輕鬆的位置，因為他們必須面對不確定性、複雜性和成本的挑戰。
思維轉變
活動主辦者並不是唯一需要重新想像他們傳統業務基礎的人。 CEO、COO和人力資源專業人員仍在試圖弄清楚對於他們的組織而言，工作的未來會是什麼樣子。就像學術活動的情況一樣，沒有一個適用於所有組織的混合或遠程工作模式。
認為只要提供員工一台筆記型電腦和一個 Zoom 帳戶就可以創造一個有效的混合工作場所是天真的。解決方案不僅僅在技術上，組織需要重新想像他們的工作實踐並深入參與設計新的組織架構，以最好地支持未來幾年的團隊。學術會議組織者也是如此。為了滿足他們社區的未來需求，起點必須是進行同樣的深思熟慮的反思和實驗，就像許多遠程和混合組織現在開始進行的一樣。
投資於創新
許多學術協會目前面臨著困難的財務狀況，一方面是因為open access對其出版收入造成的壓力，另一方面是因為疫情對其活動收入的影響。除了直接從活動中產生的收入之外，學術會議是與新舊成員建立關係和支持協會其他活動的重要方法。如果沒有在活動中進行的團體參與，學術協會將面臨失去與會員的聯繫並破壞其提供其他增值服務的風險。
然而，並非全是灰暗和沮喪。舉辦大型現場會議一直存在著高風險，且飯店、旅遊和餐飲成本對於主辦方和參與者是重大的財務障礙。疫情展示透過利用線上工具來吸引全球觀眾，學術團體有能力與本來無法親自參加的研究人員建立聯繫，從而為學術團體在未來幾年擴大其影響力和成員數量創造機會。
這並不意味著未來的路會很容易。學術團體需要在短期內進一步了解其會員的需求，嘗試新的活動形式，並部署新的工具和平台，這些投資可能需要時間才能轉化為新的收入流、成本節省和會員增長。然而，只有正視這個挑戰，學術團體才能為未來幾年的活動創造一個激勵人心和可持續的未來。
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